Es hat sich eingebürgert: Eine schnelle E-Mail schafft klare Verhältnisse. Sei es die Ankündigung eines Liefertermins, der Hinweis auf eine Verzögerung oder die Bestätigung einer Planänderung. Elektronischer Schriftverkehr ist schnell und praktisch, allerdings nicht in allen Fällen ausreichend.
Vor allem bei Mängelrügen langt die einfache Mail nicht. Eine ohne qualifizierte elektronische Signatur versandte E-Mail erfüllt nämlich nicht das Schriftform-erfordernis nach § 13 Abs. 5 Nr. 1 Satz 2 VOB/B. Das Oberlandesgericht (OLG) Frankfurt/Main hat in seiner Entscheidung vom 30. April 2012 (AZ: 4 U 269/11) grundsätzlich entschieden, dass die Erfordernis der einhändigen Unterschrift (§ 126 Abs. 1 BGB) im elektronischen Rechtsverkehr nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126 Abs. 3 BGB) erfolgen kann.
Im konkreten Fall ging es um die Frage, ob eine Mängelrüge mit dem Ziel, die Verjährung nach § 13 Abs. 5 Nr. 1 Satz 2 VOB/B zu erreichen, per einfacher E-Mail an den Unternehmer gesendet werden darf oder ob eine schriftliche Mängelrüge des Bestellers Voraussetzung ist. Die E-Mail war dem Unternehmen zwar kurz vor Ablauf der Verjährung der Gewährleistungsansprüche zugegangen, aber ohne qualifizierte elektronische Signatur.
Nach der Entscheidung des OLG Frankfurt vom 30. April 2012 erfüllt eine Mängelrüge per E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur weder das Schriftformerfordernis nach § 126 BGB noch nach § 13 Abs. 5. Diese Rechtslage führt im konkreten Fall dazu, dass die Mängelrechte des Bestellers, der auf die Hemmung der Verjährung durch die nicht signierte E-Mail vertraut hatte, verjährt waren, als er schließlich Klage erhob.
Ich empfehle im Rechtsverkehr bei der Versendung von E-Mails darauf zu achten, dass diese nach Möglichkeit immer, mindestens aber dann eine qualifizierte elektronische Signatur besitzen, wenn die Schriftform im Sinne von § 126 BGB eingehalten werden muss. Die Entscheidung betrifft den gesamten Bausektor. Auch kleinen Firmen und Auftraggebern kann ich nur dringend raten, sich mit den Erfordernissen an eine qualifizierte elektronische Signatur vertraut zu machen. Informationen zu den technischen Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur bietet die Website des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnologie www.bsi.de.
Dresden, September 2012
Matthias Matzka
Rechtsanwalt
Mitglied der ARGE Baurecht im Deutschen Anwaltverein